Virtuális asszisztenssel teremtés: Hogyan legyetek együtt hatékonyak?

Várható olvasási idő: 7 perc. Írta Chris Parker személyes tapasztalatok alapján.

Ebben a bejegyzésben megismered, hogyan tudsz hatékonyan együtt dolgozni virtuális asszisztenssel úgy, hogy közben nem az idődet viszi el, hanem építeni fogja a vállalkozásodat.

Ez az együttműködés újfajta formája, amely azon alapul, hogy nem pusztán feladatokat adsz át, hanem bevonod őt mélyebben a folyamataidba és együtt növekedtek.

Megmutatom azt, hogy:

• hogyan kezdd el kiszervezni a feladataidat anélkül, hogy le kéne mondanod a számodra fontos minőségről
• hogyan találd meg a virtuális asszisztensedet és hogyan legyetek együtt hatékonyak már az első perctől kezdve
• hogyan alakíts ki egy működő rendszert akkor is, ha csak heti néhány órában van szükséged segítségre.

Valószínűleg te is ott tartasz, hogy szeretnél növekedni, de egyszerűen már nem tudsz többet dolgozni. Már így is mindent te csinálsz: ügyfélkezelés, számlázás, posztolás… és közben álmodnál nagyobbat, de igazán nincs rá időd.

Az asszisztenssel való együttműködés nem luxus, hanem egy tudatos döntés: annak felismerése, hogy nem kell mindent egyedül csinálnod.

Én is sokáig tartottam attól, hogy milyen lesz a minőség, ha nem én csinálom meg a fontos feladatokat, ám rájöttem, hogy ezzel csak korlátozom magam, mivel ha valóban növekedni szeretnék és szeretném több emberhez eljuttatni az üzenetemet, akkor nem lehetek tovább én a korlát.

A dilemmák, amik ott lehetnek benned

A kiszervezés első lépései sokszor több kérdést hoznak, mint választ:

• "Jól fogja csinálni?"
• "Nem lenne egyszerűbb, ha inkább megcsinálnám magam?"
• "Mi van, ha több munkát ad, mint amennyit elvesz?"

Arra jöttem rá, hogy a jó együttműködés kulcsa a tiszta kommunikáció, az egyszerű keretek és a fokozatos építkezés.

A folytatásban bemutatom azt az 5 lépést, amit saját tapasztalat alapján alakítottam ki, és ha ezeken végigmész, akkor nem csak az időd szabadul fel, hanem több energiád maradt a valóban fontos, stratégiai dolgokra.

A legtöbben azért nem kezdik el a folyamatot, mert nem világos, mit adjanak át, hogyan adjanak instrukciót, vagy épp hol találjanak jó embert. A lenti 5 lépés ezen a folyamaton vezet végig.

1. lépés: Feladat-audit – Mi veszi el az időd és energiád?

Az első lépés nem a hirdetés, hanem az önreflexió. Mielőtt még vadul beleugranál a virtuális asszisztens keresésébe, először gyűjtsd össze, hogy te magad milyen feladatokat csinálsz, mivel így 10x könnyebb lesz a kiszervezés.

2 napon keresztül írd fel egy digitális jegyzetbe vagy egy papírlapra, hogy milyen feladatokat végzel el. Mindent írj le!

Ez tisztán megmutatja, hogy mire szánod az időd és energiád. Amikor megvagy az audittal, akkor nézd végig a feladataidat, és engedj rájuk egy szűrőt (jelöld meg az egyes feladatokat számokkal):

1. Mi az, amit élvezel, ami feltölt energiával?
2. Mi az, amit utálsz és elviszi az energiádat?
3. Mi az, amit könnyedén át tudnál adni, mivel nem fontos hozzá a te egyedi skill-ed?

Példák:

• számlák kiállítása és küldése
• ügyfelek kérdéseire való válaszolás
• videók és hanganyagok feltöltése
• eseményhelyszín keresése
• új tartalmak készítése.

AP (Akciópont): A következő 2 napban figyeld meg, mire mennyi időt szánsz, és azt is nézd meg, hogy mi tölt fel energiával és mi merít le.

Ha ezt tényleg elvégzed, akkor tisztán megmutatkozik, hogy melyek azok a feladatok, amelyek csak az idődet és energiádat viszik el, és melyek azok a területek, ahol tényleg fontos, hogy ott legyen a te fókuszod.

Mielőtt még elkezdenél asszisztenst keresni, van előtte egy izgalmas lépés.

2. lépés: Loom videók – Rögzítsd a feladatokat és érezd meg a delegálás energiáját

Nekem önmagában már az hatalmas felszabadulást hozott, hogy láttam, melyek azokat a feladatok, amelyeket nem feltétlenül kell nekem elvégeznem.

Milyen lenne az, hogy azokat a feladatokat, amelyeket nem szeretsz csinálni, elég lenne csak még egyszer utoljára elvégezned?

Ebben a lépésben azon van a figyelem, hogy a kevésbé kedvelt feladatokat egyszerűen felvedd videóra. Ahelyett, hogy hosszú dokumentációkat írnál, rögzítsd képernyőfelvétellel, ahogy te végzed a feladatot. Közben mondd, hogy mit és miért csinálsz - pontosan úgy, mintha egy asszisztens ott ülne mellett és mutatnád neki.

Ez azért működik, mert:

• egyszer kell csak elmondanod
• rendszerezhető, újrahasznosítható
• a feladat mögötti gondolkodásmódot is átadod.

Én erre a célra a Loom nevű szoftvert használom, és mutatok is nagyon egyszerű példát:

Ez a lépés amiatt fontos, mivel így elkezded behívni az életedbe azt az energiát, hogy ha van/lesz egy olyan asszisztensed, aki profin elvégzi a feladatot.

A cél nem pusztán a feladatok átadása, hanem az, hogy azzá az emberré válj, aki könnyedséggel delegál és ad át feladatokat.

Ez a lépés beindítja az energiát, és elkezded megérezni azt, hogy milyen lenne, ha nem neked kéne mindent megcsinálni.

AP (Akciópont): Vegyél fel legalább 3-5 videót, ahol ledokumentálod az egyes folyamatokat, és közben elmondod azt is, hogy mit, miért csinálsz. Bármilyen apró teendővel kezdheted.

Kezdd el hozzászoktatni magad, hogy kilépsz a “gyorsan megcsinálom én” gondolkodásmódból oda, hogy “ezt más is könnyedén meg tudja csinálni”.

3. lépés: Írj egy ütős állásajánlatot (akár ChatGPT-vel)

Miután azonosítottad a feladatokat és néhányat felvettél videóra, már pontosabban fogod látni, hogy milyen feladatokra keress virtuális asszisztenst.

Az unalmas, klasszikus álláshirdetések helyett egy rád és a vállalkozásodra szabott hirdetést készíts, és mutasd meg azt, hogy:

• Miért izgalmas ez a pozíció?
• Milyen értékrendű embert keresel?
• Mik lesznek a konkrét feladatai?
• Mi inspiráló ebben a munkában?
• Hogyan tudnak jelentkezni hozzánk?

A legegyszerűbb módja a leírás elkészítésének, ha felveszed hangüzenetben a saját szavaiddal elmondva, milyen emberre lenne szükséged, majd beadod ChatGPT-nek. Megírja a hirdetést helyetted!

Én is így készítettem el például a Marketing Manager pozícióhoz kapcsolódó leírást.

Látod, hogy ez teljesen más, mint a legtöbb álláshirdetés?

A saját szavaimmal van megfogalmazva, és már önmagában ez kiszűri a próbálkozások nagy részét, mivel lézerpontosan ott van, hogy milyen követelményeknek kell megfelelni, és milyen energiájú társteremtőt keresek.

Miután ezzel megvagy, oszd meg a saját felületeiden vagy releváns Facebook csoportokban a leírást, esetleg a linket az állásajánlathoz. Nagy valószínűséggel már most is ott van a vonzáskörzetedben az az ember, akivel éppen egymást keresitek.

AP (Akciópont): Készítsd el az álláshirdetést, és oszd meg a saját felületeken (Facebook/Instagram hirdetést is futtathatsz).

További opció, hogy kapcsolódó virtuális asszisztenses FB csoportokban is körbenézel, vagy Google-n keresel, hogy ki számodra szimpatikus.

Ha kéred az ingyenes Boost csomagot, akkor ott konkrétan megnézheted, hogy én kivel/kikkel dolgozom együtt.

4. lépés: Készíts együttműködési alapdoksit

A kiválasztásnál sokkal inkább az energiát figyeld, hogy milyen lenne az adott illetővel együtt dolgozni. Tedd fel a kérdés:

Könnyed és élvezetes lesz az együttműködés? Vagy már most érzékelek valamit furát?

A logikus érvelés helyett kövesd a megérzéseidet, mivel azok nem csalnak. Emlékezz, hogy nem csak a feladatok végrehajtóját keresed, hanem a társteremtődet!

Ha megvan az illető, akkor jöhet a titkos fegyver: az ún. együttműködési alapdoksi (ez nem egy hivatalos név, én neveztem el így).

Ez lesz az együttműködésetek alapja, ahol lefektetitek a szabályokat. Lehet Google-dokumentum vagy Notion oldal, ahol minden szerepel:

• Hol és hogyan kommunikáltok? (ő igazodjon hozzád)
• Mikor vagy te elérhető, és mikor elérhető ő?
• Mik preferenciáid? (én délelőtt nem szeretek meetingelni)
• Konkrét feladatok, határidők, feladatok gyakorisága (napi/heti/havi)
• Adatok, amelyeket gyakran használtok: cégadatok, számlázási infók, főbb partnerek
• Linkek az előző lépésben felvett videókhoz
• Fiókok, belépések kezelése - én a biztonság miatt erre a 1Password jelszókezelő appot használom.

Ha ezeket összegyűjtitek, akkor azzal nem pusztán a félreértéseket csökkentitek, hanem az önállóságot is megnövelitek. (Ha változnak a szabályok, akkor bármikor módosíthatjátok a doksit.)

Nálam úgy működik a dolog, hogy van egy Notion-oldal, ahol össze vannak gyűjtve a feladatok, miket fontos elvégezni napi/heti/havi gyakorisággal.

Ami nincs leírva, az nem létezik, ezért fontos, hogy bizonyos időközönként együtt ránézzünk a feladatokra és frissítsük őket. Nekem hetente 1 x 15 perces megbeszélésem van a virtuális asszisztensemmel. Hatékonyak vagyunk.

AP (Akciópont): A megfelelő ember kiválasztása után egyből készítsétek el az együttműködési alapdoksit, hogy mindennel egy lapon legyetek.

Ez a lépés segít abban, hogy ne mindig te legyél az infóforrás, hanem gyorsabban, lendületesebben tudjatok haladni.

5. lépés: Csak kezdd el – heti 2-4 óra is elég

Úgy leszel jobb a kiszervezésben, ha mielőbb elkezded. Ne várj a tökéletes pillanatra, mivel az sosem jön el.

Ha már most elkezded hozzászoktatni magad, hogy ne mindent te végzel el, akkor jobban fogod érezni magad és több energiád marad a stratégiai dolgokra.

Nem kell főállású alkalmazottban gondolkodni. Egy heti 3 órás asszisztensi együttműködés is nagy változást hozhat:

• Csökkenti a frusztrációt, hogy minden rád vár és ha te nem mozdulsz, akkor nem lép előre semmi
• Jobban tudod optimalizálni a munkafolyamatokat és fejlődésre ösztönzöd magad
• Elindít egy teljesen új ritmust és kilépsz az egyszemélyes vállalkozás korlátjaiból.

Egy fontos üzenet: lépj akcióba mielőtt késznek érzed magad. Ez minden, a többit úgyis útközben megoldod.

AP (Akciópont): Ne halogasd tovább a dolgot, hiszen pár ezer forintos óradíjon fantasztikus támogathatást kaphatsz.

Igen, akár már 5-6.000 Ft/óra díjon is el tudsz indítani egy együttműködést, és ez havi szinten nem fogja jelentősen megdobni a költségeidet.

+1: Ne csak delegálj és utasíts, hanem inspirálj és vezess

Idővel az lesz a feladatod a vállalkozásodban, hogy vezetővé válj, ne pedig megragadj a feladatok elvégzésének szintjén.

A legjobb csapattagok hosszú távon akkor maradnak inspiráltak, ha:

• értik, hogy miért fontos, amit csinálnak
• tudják, hogy a munkájuk milyen vízióhoz járul hozzá
• kérdezhetnek tőled, ötleteket valósíthatnak meg és idővel önálló döntéseket hozhatnak.

Vezetővé válni egy folyamat, és mielőbb elkezded, annál korábban tudsz szintet lépni, és az egyszemélyes vállalkozásból egy inspiráló céggé fejlődni.

Összegezve

Ha vállalkozóként szeretnél szintet lépni, a hatékony delegálás és az asszisztenssel való társteremtés lesz az első legfontosabb lépésed.

Hogyan indulj el?

1. Írd le, mit csináltál az elmúlt 48 órában.
2. Válaszd ki az 5 leginkább kiszervezhető dolgot.
3. Vegyél fel Loom-videókat ezekről.
4. Írj vagy írasd meg az álláshirdetésed.
5. Indítsd el az együttműködést és hozzátok létre az együttműködési alapdoksit.
6. Kezdd el kicsiben, hiszen már heti 2-3 órás támogatás is hatalmas ugrást hozhat. Emlékeztető: a cél, hogy azzá az személlyé válj, akinek ez könnyedén megy.

Ne csak az idődet akarod felszabadítani – hanem a teret, ahol végre azzal foglalkozhatsz, amiért elindítottad a vállalkozásod: alkotás, növekedés, szabadság.

Nem vagy arra teremtve, hogy mindent egyedül csinálj. Az asszisztenssel való társteremtés ugródeszka a következő szintedhez.

Köszönöm, hogy elolvastad a posztot! Ez a bejegyzés egy általam tartott online workshop alapján készült, amelynek a videófelvétele elérhető ebben a csomagban.